Данные, находящиеся в ячейках MS Excel, могут быть представлены в различных форматах. Основными из этих форматов являются следующие:
- Текстовый . Это обычный текстовый формат, который носит информационный характер. Число также может быть указано в текстовом формате;
- Числовой . Для ввода числовых данных, которые будут участвовать в различных формулах и статистике, следует использовать именно этот формат. Число может быть положительным или отрицательным, а также дробным. Вы можете задать количество знаков после запятой, и программа будет округлять число до указанного предела;
- Денежный . Этот формат используют для ввода различных денежных величин. По умолчанию число округляется до двух знаков после запятой (до копеек), но это количество знаков можно изменить. Кроме того, в конце значения указывается валюта. По умолчанию добавляется обозначение валюты, используемое в Windows, то есть в русской версии к числу добавляется р. Можно изменить это обозначение на любое другое (английский фунт, американский доллар и т. д.). Конечный формат данных выглядит как, например, 1 200,00 р., причем р. программа вводит автоматически. Необходимо указать только число;
- Финансовый . Такой же формат, что и денежный, но данные в столбцах выравниваются по разделителю целой и дробной части;
- Дата . В ячейках можно указывать даты в различных форматах, например 12.01.2013 или 12 января 2013 г. Причем достаточно ввести дату в произвольном формате, программа сама преобразует этот текст в выбранный формат. Данный формат может также участвовать в формулах;
- Процентный . Данный формат обладает всеми свойствами формата «Числовой ». При этом число умножается на 100, а в конец добавляется символ %;
- Дробный . Данные в ячейку вводят обычным способом, но по окончании ввода (или вычисления) в ячейке отображается обычная (не десятичная) дробь;
- Экспоненциальный . Введенное число указывается в ячейке в экспоненциальном виде. Иными словами, если Вы введете число 25000, в ячейке отобразится значение 2,50E+04, что означает 2,5 умноженная на 10 в степени 4. Такой формат данных широко используется в научных вычислениях при оперировании большими или очень малыми числами;
- Дополнительный . Этот формат включает в себя несколько видов данных: Почтовый индекс , Номер телефона и Табельный номер . При вводе номера телефона последние цифры отображаются как номер телефона. Если количество введенных цифр превышает 7, то первые цифры отображаются в скобках, как код города. Например, если ввести в ячейку число 5555555555, оно отобразится как (555) 555–5555.
Для отдельных ячеек, строк или столбцов Вы можете задать формат данных. Это нужно затем, чтобы программа правильно интерпретировала данные, которые Вы вводите, и правильно отображала их на экране и при печати. Кроме того, правильно указанный формат данных дает гарантию, что вычисления в формулах и функциях будут производиться корректно.
По умолчанию ячейке присвоен общий формат, то есть программа в большинстве случаев распознает тип введенных в ячейку данных. Например, если Вы вводите текст, программа распознает эти данные как текст, а если число – как число. Если введенное число очень большое (или, наоборот, ничтожно малое с большим количеством знаков после запятой), MS Excel автоматически отображает это число в экспоненциальном виде. В ряде случаев возникает необходимость вручную указать формат ячейки (диапазона), чтобы, например, дата отображалась не как 12.09.2012, а как 12 сентября 2012 года. Для этого используется диалоговое окно «Формат ячеек», которое можно вызвать через контекстное меню и через пункт меню приложения.
В ячейку ЭТ можно ввести три типа данных:
· числа, представляющие количественные величины, и числа, рассматриваемые как даты и время. Число, как количественная величина – это последовательность символов, в которую входят цифры, знаки «+» и «-» (в начале последовательности) и запятая (или точка) как разделитель целой и дробной части. Они выравниваются по правому краю. Если число длиннее ячейки, то оно выводится в экспоненциальной форме (7,88Е+07) или если не помещается в экспоненциальной форме, то выводятся символы //////// и надо увеличить ширину ячейки. Обычно введенному числу сразу присваивается нужный формат (форма представления числа). При желании его можно изменить. Для этого служат следующие кнопки панели инструментов Форматирование или опции меню Формат / Ячейки, вкладка Число. В памяти компьютера числа хранятся с точностью до 15 знаков. При выводе на экран в соответствующем формате они округляются.
Чтобы программа воспринимала введенные данные как время и дату, нужно использовать стандартные форматы, например: 10.5.01, Авг 98, 25 Янв 01, 10 Окт, Апрель 99, 15:21, 5:21:04 и др. EXCEL не делает различия между строчными и прописными буквами и при вводе дат разрешает использовать точку (.), косую черту (/) или дефис (-);
· формулы, которые начинаются со знака «=» и используются для выполнения операций над содержимым ячеек. Например, =A2+C3*F7. Excel позволяет использовать на рабочем листе значения ячеек из других рабочих листов. Например формула = C5*Лист1!A1 находит произведение ячеек C5 текущего листа и A1 первого рабочего листа.
Расчет по формуле происходит автоматически или при нажатии на клавишу F9 (если в параметрах книги не установлена соответствующая опция). Мгновенный пересчет и вывод результата происходит также при изменении значений входящих в формулы операндов, в качестве которых могут использоваться адреса ячеек, числа и функции. Операнды в формулах соединяются между собой знаками арифметических операций: ^ (возведение в степень), * (умножение), / (деление), + (сложение), - (вычитание). При вычислении значения арифметического выражения операции выполняются слева направо с соблюдением стандартных правил приоритета. Изменить порядок расчета можно с помощью круглых скобок;
· текст - это любая последовательность символов не являющаяся числом и не начинающаяся со знака равенства. Он выравнивается по левому краю и располагается по всем незанятым правым клеткам В ячейке может быть до 255 символов. Если текст в ячейку не помещается, то можно либо увеличить ширину ячейки (для этого надо встать на линию, разделяющую заголовки столбцов и перенести ее в нужное место), либо установить перенос слов внутри ячейки (Формат / Ячейки / Выравнивание и установить флажок «Переносить по словам»).
25 Охарактеризовать приемы работы с таблицами MS Excel: выделение и копирование ячеек, метод автоматического заполнения последовательностей. Привести типы адресации ячеек
Для выделение нужной области:
Чтобы выделить одну ячейку, нужно щелкнуть по ней;
Чтобы выделить диапазон ячеек, нужно протащить от верха левого до нужного правого угла диапазона Если нужно выделить несмежный диапазон ячеек, то следует удерживать клавишу Ctrl;
Для выделения строки нужно щелкнуть по ее номеру;
Для выделения столбца нужно щелкнуть по названию столбца;
Чтобы выделить весь лист, нужно щелкнуть на кнопке на пересечении номеров строк и названий столбцов.
Действия с выделенной областью:
1) Можно поместить в буфер обмена (Правка / Вырезать или кнопка Вырезать).
2) Поместить в буфер обмена без удаления из таблицы (Правка / Копировать или кнопка Копировать).
3) Вставить из буфера обмена (Правка / Вставить или кнопка Вставить).
Те же команды есть в контекстном меню, которое появляется, если щелкнуть правой кнопкой мыши на выделенной области.
Для ускорения вычислительных операций, а также для создания различных числовых, текстовых или иных последовательностей в смежных ячейках используют метод автоматического заполнения ячеек, который выполняется с помощью маркера заполнения – маленького черного квадратика, находящегося в правом нижнем углу выделенной ячейки или диапазона ячеек. Первоначально в одну или две ячейки (в зависимости от вида последовательности) вводят начальные значения последовательности, а затем маркер заполнения протаскивают по заполняемым ячейкам.
Виды адресов (ссылок) ячеек:
Относительный адрес - ссылка на ячейку, которая изменяется при копировании (через буфер обмена или методом автозаполнения) содержащей ее формулы в другое место. Например, формула = A1-B1, находящаяся в ячейке С1, при копировании в ячейку С2 (вниз на одну строку), превратится в = A2-B2.
Создание пользовательских типов данных в VBA Excel. Оператор Type, его описание и параметры. Создание массива «одномерных массивов» с пользовательскими данными.
Пользовательский тип данных в VBA Excel представляет из себя набор элементов, каждому из которых пользователем присваивается свой тип данных. Другими словами, пользовательский тип данных - это набор данных разного типа, который может быть присвоен одной переменной.
Если простую переменную (не массив) объявить с пользовательским типом данных, она будет представлять из себя «одномерный массив»* с элементами разных типов данных, определенных пользователем.
Если с пользовательским типом данных объявить переменную , она будет представлять из себя массив «одномерных массивов»* пользовательских данных.
* Выражение «одномерный массив» взято в кавычки, так как фактически это не массив, а набор пользовательских данных, но для практического применения это не имеет значения.
Пользовательский тип данных в VBA Excel может быть объявлен с ключевым словом Public или Private, которое явно укажет зону его видимости. Если ключевое слово опущено, конструкция с оператором Type по-умолчанию объявляется с зоной видимости Public.
Применение пользовательских типов данных в VBA Excel рассмотрим на примере домиков для животных.
Объявление пользовательского типа данных (конструкция с оператором Type) размещается в самом начале модуля в разделе Declarations .
В этом примере:
Обычно в качестве контейнеров для пользовательских типов данных в VBA Excel используются . В простую переменную можно уместить только один набор пользовательских данных, а в массив - сколько нужно. В следующем примере мы заполним трехэлементный массив тремя наборами пользовательских данных.
Если представить набор пользовательских данных как «одномерный массив», то таким образом мы создадим массив «одномерных массивов» с пользовательскими данными.
Для обращения в коде VBA Excel к пользовательским данным в массиве используется та же конструкция, что и при записи: указывается элемент массива и через точку наименование элемента пользовательских данных.
Для наглядной демонстрации вставьте строки кода Примера 3 перед строкой End Sub Примера 2 .
Excel распознает два основных типа данных:
текст , то есть последовательность символов (при вводе они автоматически выравниваются по левому краю ячейки);
числа , различая их как числовые константы, формулы, встроенные функции или даты. При вводе чисел Excel автоматически выравнивает их по правому краю ячейки и производит над ними необходимые пользователю вычисления.
Данные текстового типа используются, как правило, для обозначения названий таблиц, заголовков столбцов, текстовой информации в строках и столбцах, а также для комментариев.
Данные числового типа используются для числовых величин (или ссылок на соответствующие ячейки) и связывающих их арифметических операций.
Например, данными числового типа в Excel являются следующие выражения:
200*В5=1000 (если в ячейке В5 находится число 5);
А7/В4=20 (если, например, А7=80, а В4=4).
При вводе десятичных чисел используется запятая (, ) в качестве десятичного разделителя.
При обработке формул Excel придерживается основных математических правил:
В первую очередь вычисляются выражения внутри круглых скобок.
Умножение и деление выполняются раньше сложения и вычитания.
Операторы с одинаковым приоритетом выполняются слева направо.
Для изменения порядка выполнения операторов используют круглые скобки.
Если в формуле количество закрывающих и открывающих круглых скобок не совпадает, выводится сообщение «Несоответствие скобок» и выделяется ошибочная часть формулы.
При копировании формул все адреса ячеек меняются с учетом изменения номера строки и/или имени столбца. Такой адрес, который меняется, называется относительным . Иногда это не нужно, т.к. в формуле надо всегда ссылаться на фиксированную ячейку.
|
B2/F 2 | ||||||
|
B3/F 3 |
В этом случае, чтобы показать, что при копировании адрес должен оставаться фиксированным, используется абсолютный адрес , который получается из относительного путем добавления знака $ перед номером строки и/или именем столбца.
Возможные адреса:
$ F $1 - фиксируется ячейка.
C $3 – пересчитывается № столбца.
$ D 5 – пересчитывается № строки.
Т. е. для пересчета на курс $ в ячейку D1 записать формулу: =B1/$F$1, где $ - перед F и 1 есть команда Excel не пересчитывать адрес ячейки при копировании формулы.
Функции Excel – это стандартизированные формулы, позволяющие производить расчеты в финансовой, статистической, математической, логической и других областях деятельности. Они сгруппированы по категориям и имеют одинаковый синтаксис.
Функции задаются с помощью математических и других формул, в соответствии с которыми выполняются вычисления по заданным величинам, называемым аргументами , и в указанном порядке, определяемом синтаксисом. Синтаксис встроенных функций достаточно прост:
Имя функции(<аргумент1; аргумент2; аргумент3 и т.д.) , где:
Имя функции – показывает в программе, о каких вычислениях идет речь. Примеры имен функции – СУММ, СРЗНАЧ и др.
Аргументы – значения, которые функция использует, вычисляя результат. Аргументы перечисляются в скобках следом за именем функции. В качестве аргументов могут выступать числовые значения, текст, логические значения, массивы, значения ошибок или ссылки, дата/время, а также другие функции и формулы. В Excel различают обязательные (которые всегда нужно задавать) и необязательные аргументы. Отдельные аргументы разделяются символами точки с запятой (;).
Результат – значение, полученное при вычислении функции.
Многие математические операции в Excel производятся с использованием встроенных функций.
Функции могут быть выбраны из списка функций с помощью меню Вставка|Функция или с помощью нажатия пиктограммы f( x ) на стандартной панели инструментов с соответствующим выбором необходимой функции.
После выбора требуемой функции подключается Мастер функций, позволяющий пользователю пошагово заполнять ее аргументы.
Функции в Excel подразделяются на следующие основные группы:
Математические, арифметические и тригонометрические функции.
Функции для работы с датами и временем.
Финансовые функции.
Логические функции.
Функции для работы с базами данных.
Статистические функции.
Текстовые функции и др.
Математические и тригонометрические функции используются для выполнения элементарных вычислительных операций (вычитания, сложения, умножения, деления), а также возведения в степень, округления, логарифмических вычислений, операций над случайными числами и подсчета количества. В группу тригонометрических функций объединены прямые и обратные тригонометрические функции.
Функции для работы с датой и временем позволяют анализировать и работать со значениями даты и времени в формулах. Значения даты и времени сохраняются и обрабатываются программой как числа. Начальной датой является 1 января 1900 г. Ей соответствует целое значение 1. Каждый следующий день представлен целочисленным значением на единицу большим значения предыдущей даты.
Финансовые функции решают в основном задачи расчета амортизации и определения процентов по займам и инвестициям, а также анализируют операции с ценными бумагами. Оперируя этими функциями, можно определить такие показатели, как текущая стоимость инвестиций, доходность ценных бумаг и прочие.
Логические функции оперируют с логическими значениями и результат их также представляет собой логическое значение – ИСТИНА или ЛОЖЬ.
Функции для работы с базами данных применяются для работы с базами данных (списками) и таблицами с соответствующей структурой данных. С помощью этих функций можно выполнять анализ данных рабочего листа.
Статистические функции позволяют решать множество различных задач как сложных профессиональных, так и простых, например, определение арифметического среднего.
Текстовые функции используются при работе с текстом, позволяют искать, заменять или объединять определенные последовательности символов, а также подсчитывать количество символов и многое другое.
Десять последних функций, применяемых пользователем, Excel автоматически группирует в категорию «10 недавно использовавшихся».
